İzmir’de geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fiziksel evrakı güvenli bir dijital ortama aktarıyor. Belediye iştiraklerinde başlayan uygulama, kamu kurumlarına yayılmayı hedefliyor ve arşiv süreçlerini hızlandırmanın yolunu açıyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yükünü hafifletmek amacıyla bu sistemi kullanıma sundu. Depolama alanı taleplerini azaltan ve belge kaybı riskini minimuma indiren çözüm, arşiv süreçlerini dijitalleştirerek iş akışlarını daha verimli hâle getiriyor.
İlk uygulama, İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin kendi arşivlerinde gerçekleştirildi. Geçmiş yıllara ait binlerce belge tarandı, dijital ortama aktarıldı ve kapsamlı indeksleme çalışmaları tamamlandı. Böylelikle kullanıcılar aradıkları evraklara saniyeler içinde ulaşabiliyor; belgeleme süresi kısaldıkça iş gücü tasarrufu sağlanıyor. Ayrıca fiziksel belgelerin yıpranması önleniyor ve kayıp riskleri minimize ediliyor.
Sistem, evrakların fotokopiyle diğer birimlere fiziksel olarak iletilmesi ihtiyacını da ortadan kaldırıyor. Dijitalde güvenli paylaşım sayesinde kağıt tüketimi azalıyor, baskı maliyetleri düşüyor ve doğal kaynaklar daha verimli kullanılıyor. Bu yönüyle proje, kurumsal verimliliğin yanı sıra çevresel sürdürülebilirliğe de katkı sunuyor.
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde kullanıma sunduktan sonra belediyenin hukuk biriminde de uygulanmasını planlıyor. Böylece farklı kurumların arşiv süreçleri ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetilecek ve ilerleyen dönemde belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmeler bu altyapıdan faydalanabilecekler. Belge arama süreçleri hızla kolaylaşıyor — OCR teknolojisiyle belgeler taranıp okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor ve arama seçenekleri tür, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimelerle zenginleşiyor. Ayrıca QR kod ve barkod entegrasyonu, belgenin tesliminden dijital ortama aktarılmasına kadar olan yolculuğu anlık olarak izleyebiliyor. Mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegrasyon hedefi de sisteme dahil.
Web tabanlı yönetim ekranları ve yüksek kapasiteli tarama altyapısı sayesinde on binlerce sayfalık arşivler hızlıca dijitalleşiyor. Böylece süreçler hız kazanırken güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı da güçleniyor. Kaynaklar arasında BYZHA Beyaz Haber Ajansı da yer almakta.
Leave a Reply